What to Say to your workers about immigration (English & Spanish

BEST IMMIGRATION AND LABOR RELATIONS PRACTICES

EMPLOYEE TAILGATES ON SOCIAL SECURITY MISMATCH STATUS

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· BRING WORKERS UP TO DATE ON THE SAFE HARBOR REGULATION: This meeting is to update you and your families on the federal government proposed requirement that employers must either verify employee Social security Numbers that are reported as a mismatch, to re-verify employees in the event the mismatch cannot be corrected, or to terminate employees who are unable to re-verify their I-9s without the mismatched SSN. Let them know that right now, the regulation has been blocked in court, but the regulation could take effect in July 2008. Let them know that the Company will keep them informed of any new developments.

· LET EMPLOYEES KNOW THAT YOU ARE CONCERNED: “We know that you and your families are concerned with these developments, and the Company is concerned as well. Our employees make our business successful, and we want to continue to work together to feed all of our families. We do not want the regulation to take effect, and are working with our industry associations to oppose the regulation.”

· GIVE EMPLOYEES YOUR BACKING: Let employees know…”that Company along with its industry associations and attorneys, are working very hard on immigration reform and that the Company supports employees and their right to live and work in the United States.”

· LET EMPLOYEES KNOW THEIR STATUS: Let employees know ….”that they need not come forward with any documentation at this time unless specifically requested to do so, as each one of them has been subjected to the Company’s I-9 process and all documents kept in this regard by the Company are up to date. The Company is updating all records and if anything is needed from employees you will let them know.” Let employees know …”You do not need to discuss your immigration status with anyone unless you receive a specific request from the Company for additional documentation. Requests for documentation will be kept as confidential as the law allows.”

· PROVIDE PERIODIC UPDATES: Make certain to let them know that…” It is the Company’s intent to keep employee updated through these meetings and/or a newsletter as developments occur, but that if they should have a question in the meantime, that they should contact their supervisor or follow the open door policy of the company until they get to someone with whom they are comfortable.”

· PROVIDE INSTRUCTIONAL BRIEFING ON ICE ACTIONS: Let employees know that…” all Company supervisors are being trained on how to deal with ICE drop-in visits, audits and possible raids. It is critical that if ICE shows up at any of the Company field locations, or operational sites that employees stay cool, calm, and let the supervisor do what he/she has been trained to do….under no circumstance is anyone to run as that gives ICE the right to enter the location without the Company’s permission…..PLEASE DO NOT RUN....LET THE COMPANY TAKE CARE OF IT.” Remind employees that they have the right to refuse to speak to any government agent. If they wish to assert this right, they should state that they do not want to answer any questions, and ask for an attorney.

BUENAS PRÁCTICAS DE INMIGRACIÓN Y RELACIONES LABORALES

JUNTA CON EL EMPLEADO REFENTE AL ESTATUS DE DESAJUSTE DEL SEGURO SOCIAL

· MANTENGA A LOS EMPLEADOS ACTUALIZADOS EN LA PREVENCION LEGAL DE LA REGULACIÓN: Esta reunión es para ponerlo al día a usted y a sus familias en las proposiciones de los requerimiento del gobierno federal, en la que los patrones deben verificar los seguros sociales de los empleados que son reportados como una incompatibilidad, para re-verificar a los empleados en el evento de que la incompatibilidad no pueda corregirse, o para terminar a los empleados que son incapaces de re-verificar su I-9 sin la incompatibilidad del SSN. Déjeles saber que ahora mismo, la regulación se ha bloqueado en la corte, pero las regulación podría tomar efecto en julio del 2008. La Compañía lo mantendrá actualizado de cualquier novedad.

· DEJELE SABER A SUS EMPLEADOS QUE USTED ESTÁ PREOCUPADO: “Nosotros sabemos que usted y sus familias se preocupan por estas novedades, y la Compañía también está interesada. Nuestros empleados hacen de nuestro negocio un negocio exitoso, y nosotros queremos continuar trabajando juntos para alimentar a todas nuestras familias. Nosotros no queremos que la regulación tome efecto, y estamos trabajando con las asociaciones de nuestra industria para oponerse a la regulación.”

· DÉLE SU APOYO A LOS EMPLEADOS: Déjele saber a los empleados…” que la Compañía junto con sus asociaciones con la industria y abogados, está trabajando muy duro en la reforma de inmigración y que la Compañía apoya a los empleados y su derecho para vivir y trabajar en los Estados Unidos.”

· DEJELE SABER A LOS EMPLEADOS SU ESTADO: Déjele saber a los empleados….” que ellos no necesitan venir con cualquier documentación en este momento a menos que específicamente le sea pedido hacerlo, así como cada uno de ellos se ha sujetado al proceso de la I-9 de la Compañía y todos los documentos guardados en este proceso por la Compañía están actualizados. La Compañía está poniendo al día todos los archivos y si algo se necesita de los empleados usted les hará saber esto.” Déjele saber a los empleados… ”Que el no necesitan discutir su estado de inmigración con cualquiera a menos que usted reciba una petición específica de la Compañía para una documentación adicional. La peticiones de documentación serán guardadas tan confidencial como la ley lo permita.”

· PROPORCIONE ACTUALIZACIONES PERIÓDICAS: Haga cierto de hacerles saber que…” Es el intento de la Compañía la de mantener al empleado al día a través de estas reuniones y/o una hoja informativa como las novedades se presentan, pero que si ellos tienen alguna pregunta por el momento, ellos deben contactar a su supervisor o seguir la póliza de puerta abierta de la Compañía hasta que ellos consigan a alguien con quien ellos se sientan cómodos.”

· PROPORCIONE UNA SESIÓN DE INFORMACIÓN INSTRUCCIONAL A LAS ACCIONES DE ICE: Déjele saber a los empleados que…” todos los supervisores de la Compañía han estando entrenados en como tratar con las visitas de ICE cuando se presentan sin avisar, hay auditorias y posibles redadas. Es crítico que si ICE se presenta a cualquiera de los locales de campo de la Compañía, o los sitios operacionales de que los empleados se mantengan tranquilos, calmados, y le permitan al supervisor hacer lo qué el/ella han sido entrenados a hacer….bajo ninguna circunstancia alguien esta para correr así como se le da el derecho para entrar a ICE sin el permiso de la Compañía…. POR FAVOR NO CORRA.... PERMITALE A LA COMPAÑÍA A ENCARGARSE DE ESTO.” Recuérdele a los empleados que ellos tienen el derecho ha negarse a hablar con cualquier agente gubernamental. Si ellos desean afirmar este derecho, ellos deben declarar que ellos no quieren contestar ninguna pregunta, y debe pedir a un abogado.

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